Gli errori da evitare

Diamo talmente per scontata la presenza della copiatrice all’interno di ogni ufficio, che rischiamo di dimenticare i piccoli accorgimenti per stampare al meglio. Cerchiamo almeno di ricordare quali errori non fare!

Stampare alla cieca

Cosa da evitare accuratamente in ogni circostanza, vale anche nell’acquisto di una stampante multifunzione! Spesso si tende a sceglierla di testa propria, preferendo la più economica oppure l’ultimo modello super evoluto. Niente di più sbagliato: farsi consigliare da un professionista del settore è la scelta giusta. Questo perchè ci sono delle informazioni fondamentali per poter formulare la proposta più adatta, generalmente non considerate dal cliente.

Ad esempio un consulente vi domanderà quali funzioni vi servono in ufficio: dovete fotocopiare, stampare, inviare fax, scansionare, archiviare documenti o tutte queste cose insieme? Vorrà sapere anche il volume di stampa che avete attualmente, e quali e quante persone utilizzeranno la macchina. E altri importanti indicatori da tenere presenti.

Fronte retro vade retro

Altrettanto di frequente capita di rinunciare a fotocopiare un documento originale a una sola facciata in fronte retro, solo perchè non si è capaci o per pura pigrizia. Lo spreco di carta è evidente. In realtà è semplicissimo imparare ad impostare la stampante correttamente, prima di premere il tasto d’avvio. Ci sono diverse opzioni: da due facciate originali a una copia fronte retro, e viceversa, oppure da originale fronte retro a copia fronte retro, e ancora scansionare in fronte retro.

Fatevi subito spiegare da chi vi vende o noleggia la multifunzione come si fa!

Sindrome della sostituzione toner compulsiva

Scherzi a parte, non avete idea di quanto denaro vada sprecato negli uffici per il toner. La paura di “rimanere fermi” con la stampa è tale che si cambia il toner ben prima che sia necessario. Se il vostro fornitore è serio, però, dovrebbe avervi spiegato che la multifunzione segnala autonomamente l’esaurimento del toner, e come verificare la percentuale residua. Noi di Copyservice, installiamo gratuitamente un semplice software che controlla i livelli da remoto e ci consente di inviarvi il toner prima che finisca e senza che dobbiate richiederlo (nè tenerne delle inutili scorte). Scopri di più su MPS Monitor.

Quindi, cosa fare per evitare lo spreco (molto dispendioso) di toner? Semplice:

• sostituirlo solo quando la macchina lo richede o comunque non stampa più, e verificare i livelli di consumo
• cambiare un colore alla volta: molti li cambiano tutti quando in realtà la macchina ne segnala solo uno
• cercare nel menu della multifunzione l’opzione “risparmio toner” e attivarla: la qualità di stampa è minore, ma più che sufficiente per documenti interni d’ufficio
• stampare solo ciò che è davvero necessario: correggere i documenti prima della stampa, stampare a colori il meno possibile e se dovete stampare una pagina internet di cui vi interessa solo il testo, copiatelo in un file di word: eliminerete immagini, grafica e pubblicità dalle vostre stampe.

Inceppando s’impara

Ci siamo: ci sono mille cose da fare, ma l’ufficio è fermo, la carta si è inceppata e nessuno sa come rimuoverla! Quante volte vi sarà capitato? In questi casi non resta che valutare due strade: chiamare l’assistenza o risolvere il blocco da soli?

Se l’inceppamento è determinato da un problema tecnico, è necessario richiedere un intervento di manutenzione. Per esempio se c’è bisogno di una pulizia, o l’unità fronte retro è usurata, oppure vanno cambiati i gommini per la presa dei fogli.

Quando invece la causa è un utilizzo scorretto della macchina da parte dell’utente, possono essere eseguite alcune verifiche in autonomia. In primo luogo controllare che la grammatura della carta usata sia compatibile con la stampante. Assicurarsi poi di conservare le risme in un luogo asciutto, e che non si tratti di carta riciclata o di pessima qualità. Guardare sul display per individuare dove si è verificato l’inceppamento, e compiere le manovre necessarie per rimuovere la carta. Questa non va spezzata e va tolta delicatamente utilizzando solo le mani.